Eine Bordkasse-Tabelle, die wirklich rechnet: Ausgaben eintragen, Crew ankreuzen, Saldo pro Person automatisch. Für Excel, LibreOffice und Numbers, ohne Anmeldung. Und die ehrliche Antwort, ab wann die Tabelle nicht mehr reicht.
Kurz gesagt
Die Bordkasse-Vorlage von Sailto ist eine kostenlose Excel-Datei mit vier Blättern: Crew, Ausgaben, Abrechnung und Anleitung. Jede Ausgabe kommt in eine Zeile mit Betrag und Zahler, in den Namensspalten kreuzt du an, für wen sie war. Die Abrechnung berechnet pro Person, was sie vorgestreckt hat, was ihr Anteil ist und wie der Saldo aussieht, wahlweise im Splitwise- oder im Topf-Modus. Keine Makros, keine Anmeldung, läuft in Excel, LibreOffice und Numbers. Für eine Crew, die die Tabelle gemeinsam pflegen will, ist die Bordkasse in Sailto die bessere Wahl, weil dort alle dieselbe Kasse im Browser sehen.
Auf fast jedem Törn gibt es eine Person, die am dritten Abend den Laptop aufklappt und eine Tabelle anlegt. Spalten für Datum, Betrag und „wer hat bezahlt", darunter drei Tage Ausgaben aus dem Gedächtnis. Es funktioniert, irgendwie. Bis zur Frage, wie man den Restaurantabend verteilt, an dem nur drei von acht dabei waren.
Diese Vorlage nimmt der Person den Bau der Tabelle ab. Sie rechnet den Anteil pro Person automatisch, kann Ausgaben auf Teilgruppen verteilen und beherrscht beide gängigen Bordkassen-Modelle. Sie ist kostenlos, braucht keine Anmeldung, enthält keine Makros und läuft in Excel, LibreOffice Calc und Apple Numbers.
Bordkasse-Vorlage herunterladen (XLSX, 31 KB)
Vier Blätter, mehr nicht.
Crew. Bis zu zehn Namen, jeweils mit einem Anteil. Der Anteil steht auf 1 und bleibt dort, außer jemand zahlt bewusst anders: ein Kind 0,5, der Skipper 0 auf einem geführten Törn, auf dem die Crew seine Bordkasse übernimmt. Dazu eine Spalte für Einzahlungen, die nur im Topf-Modus gebraucht wird.
Ausgaben. Eine Zeile pro Ausgabe: Datum, Beschreibung, Kategorie aus einer Auswahlliste, Betrag, Zahler aus der Crew-Liste. Daneben eine Spalte je Crewmitglied. Ein x bedeutet: für diese Person war die Ausgabe. Kein x in der Zeile bedeutet: für alle. So lässt sich der Restaurantabend zu dritt mit drei Kreuzen erfassen, während Diesel und Hafengebühr ohne Kreuz auf die ganze Crew gehen.
Abrechnung. Rechnet von selbst. Pro Person: was sie vorgestreckt hat, was ihr Anteil an allen Ausgaben ist, und der Saldo. Positiv heißt, sie bekommt Geld zurück; negativ, sie zahlt nach. Die Summe aller Salden ist immer null, das ist die eingebaute Kontrolle. Für den Topf-Modus stehen daneben Topfstand und Topf-Saldo.
Anleitung. Fünf Schritte, falls jemand die Datei ohne diesen Artikel bekommt.
Die Vorlage enthält vier Beispielzeilen mit einer fiktiven Crew, damit sofort sichtbar ist, wie die Abrechnung reagiert. Einfach überschreiben.
Mit den Beispieldaten, vier Personen, vier Ausgaben, eine davon nur zu dritt:
| Name | Vorgestreckt | Anteil | Saldo |
|---|---|---|---|
| Anna | 158,00 € | 146,13 € | +11,88 € |
| Boris | 180,00 € | 146,13 € | +33,88 € |
| Conny | 214,50 € | 114,13 € | +100,38 € |
| Dirk | 0,00 € | 146,13 € | −146,13 € |
Conny war beim Restaurantabend nicht dabei, deshalb ist ihr Anteil 32 Euro kleiner. Dirk hat nichts vorgestreckt und zahlt an die drei anderen. Genau diese Rechnung ist es, die am letzten Abend sonst eine Stunde dauert.
Die Vorlage bildet beide Modelle ab, und die Wahl sollte vor dem Törn fallen, nicht danach. Kurz zusammengefasst, ausführlich im Artikel Bordkasse fair aufteilen:
Splitwise-Modus. Wer zahlt, streckt vor. Am Ende zeigt die Spalte „Saldo (Splitwise)", wer wem etwas schuldet. Niemand muss vorab einzahlen, dafür braucht es die Disziplin, jede Ausgabe einzutragen.
Topf-Modus. Alle zahlen vorab denselben Betrag in den Topf, aus dem Topf wird bezahlt. Einzahlungen kommen ins Crew-Blatt, die Abrechnung zeigt den Topfstand. Wer aus eigener Tasche etwas für die Crew vorstreckt, trägt es trotzdem als Ausgabe ein; die Spalte „Saldo (Topf)" berücksichtigt das.
Wie viel in den Topf gehört, steht mit Rechenbeispiel im Artikel Was kostet ein Segeltörn?. Als Faustregel: 25 bis 40 Euro pro Person und Tag, plus 15 Prozent Puffer.
Wir haben die Vorlage gebaut, weil viele Crews mit einer Tabelle anfangen, und weil eine gute Tabelle besser ist als ein Notizbuch. Drei Dinge kann sie trotzdem nicht, und die sind der Grund, warum es Sailto gibt.
Sie ist nur bei einer Person aktuell. Die Crew sieht den Stand, wenn die eine Person ihn zeigt. In Sailto haben alle dieselbe Bordkasse im Browser, jeder trägt seine Ausgabe selbst ein, und der Saldo ist für jeden jederzeit sichtbar.
Sie kennt keine Belege. In Sailto hängt an jeder Ausgabe das Foto der Quittung.
Sie schlägt keinen Ausgleich vor. Vier Salden lassen sich im Kopf ausgleichen. Bei acht Personen werden es von Hand fünf bis acht Überweisungen; Sailto berechnet den Ausgleich mit der kleinsten Zahl an Überweisungen, meist zwei oder drei.
Der Splitwise-Modus mit Belegen, Saldo und Ausgleichsvorschlag ist in Sailto dauerhaft kostenlos, für unbegrenzt viele Törns. Der Topf-Modus gehört zum Törn-Pass für einmalig 14,99 Euro pro Törn.
Wer bei der Tabelle bleibt, ist mit dieser Vorlage gut bedient. Wer sie nach dem ersten Törn gegen etwas tauschen will, das die ganze Crew sieht, weiß, wo.
Drei Bereiche reichen: eine Liste der Crew mit Anteilen, eine Liste der Ausgaben mit Datum, Betrag, Zahler und Beteiligten, und eine Abrechnung, die pro Person Vorgestrecktes und Anteil gegenüberstellt. Die Sailto-Vorlage bringt genau diese drei Blätter mit fertigen Formeln mit. Wichtig ist nur die Disziplin, jede Ausgabe am selben Tag einzutragen.
Ja. Die Vorlage nutzt nur Standardfunktionen wie SUMMEWENN und ZÄHLENWENN, keine Makros und keine Excel-spezifischen Formeln. In LibreOffice Calc und Apple Numbers rechnet sie genauso, auch die Dropdown-Listen für Kategorie und Zahler funktionieren dort.
In jeder Ausgabenzeile gibt es eine Spalte pro Crewmitglied. Ein x bedeutet: diese Person war beteiligt. Der Betrag wird dann nur auf die markierten Personen verteilt, gewichtet nach ihrem Anteil aus dem Crew-Blatt. Steht in einer Zeile kein x, gilt die Ausgabe für die ganze Crew.
Ja. Im Crew-Blatt gibt es eine Spalte für Einzahlungen in den Topf. Die Abrechnung zeigt dann den Topfstand, also Einzahlungen minus Ausgaben, und pro Person den Saldo aus Einzahlung, Vorgestrecktem und Anteil. Ein negativer Wert heißt: nachzahlen.
Die Tabelle liegt bei einer Person, die Sailto-Bordkasse bei der ganzen Crew. In Sailto trägt jeder seine Ausgabe selbst ein, hängt das Belegfoto an, und alle sehen denselben Stand. Am Ende berechnet Sailto den Ausgleich mit der kleinsten Zahl an Überweisungen, was die Tabelle nicht kann. Der Splitwise-Modus ist in Sailto dauerhaft kostenlos.
Nein. Die Datei liegt direkt hinter dem Link, ohne E-Mail-Adresse, ohne Newsletter, ohne Konto. Sie enthält keine Makros und keine Verbindung nach außen.